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ワークフローとは一体何?

これまでの企業内にあった問題

これまでの会社や企業内に存在していた「無駄」を挙げるならキリがありません。

そうした無駄の中には「書類」というものがあります。

もちろん書類自体に問題があるというわけではなく、必要な資料が書類という形で存在していたということが「無駄」であるということです。

具体的などのような無駄があるのでしょうか?

決裁書類への押印の手間

例えば、稟議書や決裁書類などを見てみると、多くの印鑑を押す場所があります。

1番右から自分の印鑑を押し、その隣は上司の印鑑、その隣はさらに上司の印鑑、最後は経営者の印鑑と、右から順々に立場が上がっていくことになります。

ある企業では、こうした印鑑を押す場所が7箇所もあるということもあるようで、この場合稟議書が通るまでに7人に書類が回付されることになります。

直属の上司の印鑑を貰うだけならともかく、さらに5つも印鑑を貰わなければいけないとしたら、どれだけの手間と時間が必要になるのか想像もできません。

同じ営業所や支店での勤務であれば、まだ良いのですが必要な押印が他店舗や本社の上司のものである場合には、さらにややこしいことになってしまいます。

こうした現状があったために、こうした書類への押印は適切に行われていないというケースも散見されます。

例えば、部下が上司の変わりに押印をする、もしくは押印がない書類内容を先に実行しその後押印のみ行ってもらうということです。

これではすでに押印の意味すら無くなっており、書類の正確性すら疑われるようなものです。

しかし企業の中ではあまりにも無駄が多いため、こうした方法を致し方なく行っているところもあります。

書類の正確性や保管場所の無駄

書類は形式が多くなればなるほど複雑になってしまいます。

AというケースではBの書類を使用する必要があったものの、誤ってCの書類を使用してしまった場合は、押印がどこまであっても最初からやり直すことが必要です。

さらに印鑑を押す場所が間違えているだけでも、全ての押印を最初からやり直すことも必要です。

仮に修正で済む場合でも、書類が他店舗や本社まで行ってしまっている時には郵送によって自分の手元に戻ってくるまでの時間も必要になりますし、さらに書類をチェックする担当者が不在であれば処理を行うこともできません。

つまり電子的な書類でない場合、全てを最初からやり直すことや修正は大きな手間になります。

加えて書類の保管場所についても無駄が存在しています。

書類ごとに機密性のレベルが異なっているため、保管場所を一箇所にまとめることはできません。

こうした分類を行う作業、保管場所に持っていく作業、管理を行う作業、実際の書類の場合にはこうした保管に関係する業務も多く存在しています。

そしてこの面でミスがあった場合には、機密漏洩などの恐れもあり、実際に起きてしまうなら会社の信用が失われることにもなります。

紙媒体による大きなコスト

紙媒体の書類には多くのコストがかかっています。

紙代、印刷代、コピー代などのコストもありますが、それに加えて目には見えないコストが存在しています。

例えば、紙媒体の書類の場合には回付が必要になり、そこには書類を次の担当者へと運ぶ手間、人材、時間、場所といったコストが必然的に存在しています。

普段あまり意識をしないかもしれませんが、こうしたコストを数字化するならかなり大きな金額になるでしょう。

ワークフローシステムはこうした紙媒体のコストを削減することを可能にしています。

ワークフローとは業務の流れを分かりやすく図式化したものであり、その業務フローをコンピューターが管理できるようにしたものをワークフローシステムといいます。

コンピューターが業務の流れを管理し、さらに書類が電子化されることで、担当者がどこにいたとしてもシステム内で承認作業を行えるようになりました。

つまり書類回付が必要なくなり、さらに書類の不備があった場合でも素早く処理を行えるようになりました。

加えて20054月「e-文書法」が施行されることで、法人税法や証券取引法で扱う書類も電子的な形式での保管が可能になり、ワークフローシステムはさらに有効な手段となっています。

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