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ワークフローシステムの導入-稟議書

議書の種類

稟議書とは会社や企業内で決定や支出の伴う事案に関して、上司や経営者へ承認を求めるための書類であり、別名は起案書、立案書とも呼ばれています。 

この稟議書はどんな場面で必要になるのでしょうか?

支出を求める金銭稟議、押印を求める押印稟議、契約締結のための契約稟議、物品購入のための購入稟議、外注依頼をするための外注稟議、融資を行なうための融資稟議といったものがあります。

ワークフローシステムはこうした稟議書に関して非常に効果を発揮してくれるものです。

しかしながら、まだまだ多くの企業でワークフローシステムを導入しておりません。

会社によっては稟議事態が口頭で行われたり、権力のある人物の稟議は起案書なしで通るというケースも見られます。

このようなケースが続くなら、企業にとって大切なPDCAが機能していないということになるため、最終的に企業にとってはプラスにはなりません。

稟議は金銭や契約など非常に重要なポイントになるため、立案(P)⇒実行(D)⇒検証(C)⇒改善(A)というサイクルによって稟議の妥当性を検証し、次に活かすシステムが必須です。

この面でワークフローシステムは最適の方法です。

ワークフローシステムでの稟議書は管理部門の仕事を減らす

ワークフローシステムを導入する際に、複数の稟議書フォーマットを作っておくことで、それぞれの稟議書をまとめやすくすることができます。

加えて稟議書の書き方を統一するようなフォーマットにしておくことで、管理部門が稟議書をチェックする際の手間を軽減することができます。

他にもどのようなメリットがあるでしょうか?

紙媒体の稟議書の場合には、ファイルに保存し保管室で管理しなければなりません。

管理方法が杜撰な場合には、過去の稟議書を探し出すことすら難しくなります。

しかし電子化されワークフローシステムに保存されている稟議書であれば、カテゴリーごとに検索することや、時系列によって検索することもできるためすぐに探し出すことができます。

他にも過去に作成した稟議書と似た内容の稟議書が必要な場合には、複製する事も可能になるため時間の節約ができます。

そして稟議書がフォーマットによって管理されているので、記入する内容は非常に少なくなりますので、他の業務に携わる時間が増えます。

紙媒体の稟議書の管理よりもはるかに仕事が軽減されていることが分かるのではないでしょうか?

ワークフローシステム導入の際に注意すべき点

ワークフローシステムの良い点として、稟議書の閲覧・編集権限の設定を行えるということです。

稟議書は会社や企業にとって非常に重要なものなので、ワークフローシステムにどのような権限設定ができるのかを確認するようにしましょう。

なるべく細かく権限設定ができるシステムのほうがセキュリティという面では優れています。

新入社員、社員、中途採用社員、中途採用役員それぞれに権限制限を付けられるシステムなのか、社員の部門移動に伴って権限を変更できるシステムかどうかを事前に確認しなければなりません。

稟議書の作成という面でワークフローシステムの中には、承認ステップに上限があるタイプもあります。

例えば承認の段階が4段階という場合、それ以上の人数による承認が設定できないということになります。

この場合承認を行なうのが、営業係長、営業課長、企画部部長、営業部長、管理本部部長、企画開発部長、総務部部長というように、4段階以上になってしまうと対応できなくなってしまいます。

そのためワークフローシステムを導入する際は、承認段階が無制限というタイプの方が望ましいでしょう。

また企業によっては稟議を通す時には、各部署とのメールでのやり取りが必要なところもあります。

このような場合には、ワークフローシステムにメール送信機能が付いている方が良いということになります。

このように会社や企業によってワークフローシステムへの要望が異なるので、自社に1番合っているシステムを導入するようにしなければなりません。

そのためにも社内の稟議シーンを具体的に思い浮かべて、対応できるシステムかどうかを検証するようにしましょう。

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