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ワークフローとITの融合

ビジネスの世界にITが入り、多くの面で変化が生じてきました。

こうした変化は20世紀において徐々に現れていましたが、21世紀になりより顕著になってきています。

特に業務上のデータ管理という面ではコンピューターの存在を無視しては考えられなくなりました。

コンピューターはこうしたデータ管理に加えて、業務の効率化や可視化のために業務フロー、つまりワークフローをデジタル化するという面でも大いに貢献してきました。

しかしITの発達によりワークフローをデジタル化するだけではなく「業務のやり取り」までコンピューターに任せるようになってきています。 

これまでのワークフローシステムにITを加えてものが「BPMシステム」と呼ばれています。

このBPMシステムとはどのようなものでしょうか?

簡単に説明するなら、コンピューターの理解できる言語によってワークフローを作り、そこにデータを人間が入力することで、コンピューターがワークフローや業務の状況を理解し、人間の仲介役として働いてくれるということです。

つまりワークフローに従って工程がどこまで進んでいるのか、ある工程が終了した場合次の工程の担当者はだれがふさわしいのかなどをコンピューター自身が判断をして、次の指示を出すようになります。

具体的な例を挙げて考えてみましょう。

翻訳業務に関するBPMシステムがあるとしましょう。

コンピューターには翻訳に関する全てのワークフローと仕事に携わる人物が登録されています。

日本語からフランス語への翻訳の仕事を請け負い、その事をコンピューターに登録をすると、コンピューターが翻訳者を選び日本語原稿をフランス語に翻訳するようにという指示を出すようになります。

翻訳者が複数いた場合でも、コンピューターが人選も行い業務を振り分けるようになるわけです。

もう1つの例を考えてみましょう。

見積書の承認に関するBPMシステムがある場合、ある社員が見積書を作成し、それをシステム上に登録すると、コンピューターはその見積書を処理すべき上席者に「見積書ができているので確認をして承認するかを決めるように」という指示を出すことになります。

このように特定の業務に関するBPMシステムが構築されていれば、業務の種類や数に関わらずコンピューターは全ての業務の現状を把握し、ある工程が終了すると次の工程に業務を回すようになります。

見方を変えると、コンピューターが人間を動かしているとも言えるかもしれません。

しかしこれまでにも、いわば人間が歯車のようにして動くということは行われてきました。

業務が手作業から機械化へと移行した産業革命によって人間の業務体系は大きく変化し、機械が主に業務を担当するようになり、業務の中心は人間から機械へと変わりました。

同じようにITとワークフローの融合によって、コンピューターが業務の指揮をとるようになったわけです。

さてコンピューターを動かすにはコンピューターの理解できる言語が必要になり、これはワークフローという面でも同じになります。

世界中で使うことができ、メンテナンスも簡単で、理解しやすいワークフローフォーマットが必要になるわけです。

つまり、どのようなアイコンを使用し、そのアイコン同士をどのように接続しワークフローを表すのかなどのフォーマットが必要になるわけです。

このフォーマットは進化途中ではあるものの、現在のところ「BPMN」というフォーマットがスタンダードモデルとなっています。

このフォーマットはすでにマイクロソフト、IBM、オラクルといった大手のITの企業が使用しており、日本政府やアメリカ政府も導入を検討しています。

実際、経済産業省においても業務最適化のためにBPMNを検討する事がされていますし、地方自治体や中央政府でもおなじようにBPMNによるワークフローの作成が検討されています。

この「BPMN」の特徴は、人もコンピューターも理解が容易であり、無駄のない論理的なものであるということです。

ITとワークフローの融合によって誕生したBPMNというシステムによって全ての機関や企業がワークフロー図を作成し管理する日も遠くないのかもしれません。

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