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フローチャートを作る意味

業務の全体を見渡せる事は非常に重要な事です。

しかしながら、業務の流れのほとんどは実際の目に見えるものではなく、特に自分の行う工程ではない部分は把握しづらいものです。

こうした業務の流れを関係者が把握することができるように、分かりやすく図によって表わした物を「フローチャート」と言います。

つまり現実に目で見て確認することのできない業務の流れを可視化するという事です。

まず、このフローチャートの目的を理解しておくことで、良いフローチャートを作れるようになります。

可視化と言いましたが、具体的にはどのような内容がフローチャートに含まれていることが望ましいのでしょうか?

大きく分けるなら4つの点が関係しています。

「だれが業務を行うのか」「どのような作業なのか」「どのような状況下で」「いつ、どのようなきっかけで」ということがチャートの中で示されていることが重要です。

こうした内容を図によって表すため、だれでもすぐに業務の流れを理解することができ、業務が滞る部分の分析を可能にし、さらに不特定多数で業務に取り組む時には分担を行いやすくなります。

フローチャートを作成する時には「どうずれば伝わるのか」という事を意識しながら作成する必要があります。

こうした面をクリアしているフローチャートがあれば、多くの企業との商談を同時に進めることも可能であり、無駄を省きながらより効率的に商談を進めることもできます。

ではフローチャートの書き方について見てみましょう。

フローチャートの書き方

フローチャートは記号によって成り立っていますので、基本となる記号を理解しなければなりません。

こうした記号はJIS日本工業規格で定められているものなので、この記号をルールにしたがって使わなければなりません。

フローチャートのルールは以下の3点です。

「フローチャートには最初と最後がある」「業務の流れは上から下、もしくは左から右の順番であり、逆行の場合には矢印によって表記することが原則」「業務の流れを表す矢印は交差してはいけない」という3点です。

まずこれらの基本3原則を守らなければいけません。

フローチャートの構造

フローチャートは3種類の構造を組み合わせて完成しています。

「順次構造」「分岐構造」「反復構造」という3種類です。

これをコンビニエンスストアでの買い物というフローチャートで説明します。

順次構造:

開始→コンビニへ行く→冷やし中華がある→冷やし中華を買う→昼食を食べる→終了というように順番に左から右、もしくは上から下へ進んでいる構造です。

分岐構造:

先程のケースで「冷やし中華」の部分がありますが、ここに「冷やし中華」が「ある」or「ない」という分岐が入る場合が分岐構造ということです。

つまりイエスかノーによってその後のフローが変わるということになるわけです。

例えば冷やし中華が「ない」と場合には「カップラーメンを買う」というフローへと変化し、その後「昼食を食べる」→終了となるわけです。

反復構造:

先程の冷やし中華が「ない」という選択になった場合に「コンビニに行く」という段階に戻るというフローになる構造を反復構造と言います。

その結果、冷やし中華が「ある」という条件になるまで同じ反復したフローになるという事です。

このような構造になっているため、分岐部分が間違っていないか、分岐部分のイエスやノーが逆になっていないか、反復で戻る場所が正しいかなどを確認しなければなりません。

構造が正しく、また使われている記号が正確であれば、そのフローチャートは非常に有益なものとなります。

使用される記号

フローチャートを作る時に使用される記号はたくさんありますが、最低でも主要な8記号を覚える必要があるでしょう。

「端子」「処理」「入出力」「ループの開始」「ループの終了」「判断」「結合子」「他のページとの結合子」です。

それぞれに特有の形や意味があるので正確に使用しなければ、せっかくのフローチャートが台無しになるばかりか、かえって混乱を引き起こすものとなってしまいます。

ローチャートの目的をきちんと理解し、決められているルールを守り、正しく構造と記号を使用することが重要になります。

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