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ワークフローをシステム化することのメリットとデメリット

近年多くの企業ではワークフローシステムを導入しようとする動きが見られます。

その目的はシステムの導入によって業務効率を向上させ、内部統制を本格化したいというものです。

これまでにワークフローシステムを使用していないのであれば、最初にこのシステムのメリットとデメリットについて理解しておくことは重要です。

ワークフローシステムとは

そもそもワークフローシステムとは何でしょうか?

企業や会社の中には業務に関して一連の流れというものが存在しています。

この業務の流れは目に見えるものではないため、全ての人が理解できるようにする必要があります。

とはいえ、業務全てについて文字化してしまうなら膨大な量の資料になってしまうため、分かりやすく業務の流れを図式化したものが「ワークフロー」つまり業務フローというものです。

業務フローの中には稟議、経費などの処理もあり、このような業務やその他の業務をシステム化し、コンピューターに業務のタイミングや進捗状況を判断させるというものが「ワークフローシステム」です。

ワークフローシステム導入のメリット・デメリット

多くの企業が導入を検討していることからも、このシステムは非常に有効なものであるとは言えます。

しかしながら、このシステムは完全なものではありません。

導入後に生じるかもしれないデメリットなども良く理解しておきましょう。

ワークフローシステム導入後、3つの分野におけるメリット・デメリットをご紹介します。

「決済業務のスピードアップ」「ペーパーレス化」「承認経路の可視化」という3つの分野です。

「決済業務のスピードアップ」

メリット:

決済業務には必ず承認担当者が必要になります。

そのため決済担当者が会社を不在にしている、欠勤しているという場合は、この承認担当者のところで全ての決済業務が止まることになります。

しかしワークフローシステムを導入すること、どこにいたとしてもシステムから決済承認を行うことができるので決済業務の確実性やスピードが格段に上がります。

さらに決済に関する手続きが現在どこまで進んでいるのか、仮に順調に進んでいないのであればどこで問題が生じているのかを誰でもシステムから読み取ることができ、ふさわしい対策を講じることもできるようになります。

デメリット:

承認者がどこにいてもシステムから承認を行えるということは、休暇中や欠勤中であっても業務を行う可能性があるということになり、承認業務担当者の負担が増える可能性があります。

そして決済業務がシステム化されることで、承認担当者へ多くの仕事が流れてくるため通常業務が滞ってしまう可能性もあります。

「ペーパーレス化」

メリット:

ワークフローシステム導入の大きなメリットがペーパーレス化です。

稟議書類、決済書類などを印刷していていた時には、紙代や印刷代や郵送代などのコストがかかり、さらに紙媒体の書類の保管場所も必要になりました。

しかしこれがシステム化されることでほとんどの紙媒体の資料はシステム内に電子化されることになり、経費の節約を行うことができます。

加えて資料がシステム化されるため、過去の承認資料などが必要になった場合にはすぐに検索にかけることができるようになり、時間の短縮にも繋がるでしょう。

デメリット:

書類の中には「原本保管義務」が課されているものもあり、こうした場合には完全なペーパーレス化を行うことはできません。

この場合にはシステム化された書類と、原本が同時に存在するようになってしまいます。

「承認経路の可視化」

メリット:

ワークフローシステムの構築の際、決裁までに至るプロセスが明確になっている必要があります。

これまでに企業内でどのように決裁がなされてきたのか、どのようなルールが存在していたのかがはっきりと見えてきます。

結果として、決裁作業のどこに無駄が生じているのかが明確になります。

加えてシステムを確認できる人間全てが、どのように決裁まで至っているのかというプロセスを、自分の目で確認することができるようになります。

このような可視化もワークフローシステムのメリットです。

デメリット:

仮に承認担当者などが退職した場合や部署が移動した場合には、ワークフローシステム自体を調整しなければいけなくなります。

一旦システム化されてしまうと、臨機応変に対応するという柔軟性が失われてしまうことになります。

ワークフローシステムを導入することには、このようなメリット・デメリットが存在するため、熟慮の上導入について決定する必要があります。

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