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ワークフローシステム導入で期待できる効果

ワークフローシステムを導入する事で期待できる効果には2種類あります。

「情報の管理」「無駄の削減」というものです。

2種類の効果という事ですが、細かく分類するとかなりの数になりますので、ご説明します。

■情報管理の徹底

ワークフローシステムを導入することで、それまで人の手で行ってきた多くの業務がコンピューターによって管理されることになります。

コンピューターによる業務管理を行うことで、それまでには実現できなかったような情報管理を行うことができるようになります。

・業務管理知識の共有

業務を行なう上で、それぞれの社員が持っている仕事のノウハウというものがあります。

こうしたノウハウを他の社員に伝えるのは難しいもので、さらに他の支店や部署にいる社員のノウハウに触れる機会は皆無でした。

ある社員には優れている業務手順があるにも関わらず、他の社員は知らないためにそれを活用できないという事が現実でした。

しかしワークフローシステムにこうしたノウハウや業務上の知識を組み込むことで、誰でもどこでもこうした業務手順のノウハウを利用することができるようになります。

・業務スピードが停滞している部分を特定できる

ワークフローシステムを取り入れることで、あらゆる業務の進捗具合を監督できるようになります。

どの業務はどこまで進んでいるのか、業務開始からどれくらいの時間が経過しているのか、どの部署で業務が止まっているのかという事を把握できるわけです。

そのため業務スピードが停滞している、いわゆるボトルネックが起きている場所を特定することができます。

早い段階でボトルネックを見つけられるため、原因を探り人員を増やす、業務を分担するなど対策を練る事ができるようになります。

・業務の督促を行なう

ワークフローシステムに特定の業務についてのスケジュールを入力することによって、各部門での期日をコンピューターが判断し、遅れている場合には自動的に督促を送ることができるようになります。

・業務の自動化

ワークフローシステムに特定の条件を入力することにより、業務を自動化して進めることができるようになります。

例えば決裁書類に関して課長クラスであれば15,000円以下の経費に関して決裁権限を与えておくことで、15,000円以下の決裁であれば課長の承認があれば自動的に決裁可能となります。

こうした判断をコンピューターが自動的に行なうことで手間や時間を大きく削減することが可能になります。

■業務上の無駄を削減

・紙媒体の書類の回付

書類の種類によっては、多くの社員や役員が目を通す必要のあるものもあります。

こうした書類を回付することには時間や労力がかかります。

確認者が多ければ多いほど、書類の処理に時間がかかりますが、ワークフローシステムであれば確認すべき人への通達と確認をコンピューターが判断してくれます。

・人為的ミスを減らす

多くの人が書類への記入を行なうと記入ミスは起こりやすいものですが、システムを導入することでミスは起きにくくなり、ミスがあったとしてもその箇所を容易に見つけることができ、修正も楽になります。

加えて書類の紛失などのミスも皆無になるという利点もあります。

書類を紛失してしまうなら、書類作成から全てをやり直す必要があるため、こうした人為的ミスを無くすことは、業務の効率を飛躍的に向上させることになります。

・不正防止

ワークフローシステムでは特定の書類の閲覧権限や承認権限を個別に設定することができます。

そのため権限のない者が重要書類を閲覧することを防ぐこともでき、さらに権限のない者が承認を代行するような事を防ぐことができます。

紙媒体の書類で横行する不正を一切行えない上に、仮に不正を行った場合にはシステム上に不正の記録が残るようになります。

・業務上の工程を管理し無駄を削減できる

ワークフローシステムがない場合は、業務が重複して行われてしまったり、業務時間が守られないということが起きやすいものです。

しかし業務フローをシステム化することで、標準的な業務時間が定型化されるので、特定の業務に必要以上の時間を欠けないように管理すること、業務自体が重複しないように管理する事が可能になります。

こうしたワークフローシステムのメリットを受けるためには、ソフトウェアーを購入して正しいワークフローを行なう必要があります。

その際には業務に関する流れを明確に決め、実行に移せるようにしなければなりません。

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