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企業内にワークフローが無い理由

ワークフローは良いものだと分かっていても、企業や会社にはワークフローというものが存在していないケースは少なくありません。

なぜある会社にはこのワークフローが存在していないのでしょうか?

幾つかの理由を説明します。

どうやって作れば良いのか分からない

ワークフローが存在していない1番の理由は「作り方が分からない」というものでしょう。

存在意義やメリットは分かっているので作りたいのだが、どうすれば良いのかが分からない訳です。

これは業務に関して多くの経験を積んでいるベテラン社員であっても例外ではありません。

どのように業務を行なうべきかノウハウを持っているものの、そのノウハウを図によって描写することができません。

実際こうしたベテラン社員にワークフローの作成を依頼すると、パワーポイントやエクセルを開くものの、開いた白いページをただ眺めているだけで何も描写できないというケースは珍しくありません。

どのように業務を行っているのかを質問すると、非常に明快に答えてくれる方でも、ワークフローになると一体どこから書き始めて良いのかも分からないという方が多くいらっしゃいます。

初めてワークフローを描写する時には、簡単なものでも数時間から十数時間かかると言われているため、諦めてしまう方が多いわけです。

ワークフローは作れるものの、作っても意味がない

作っても意味がないという意見を持っている方も少なくありません。

こうした方の場合には、一度ワークフローを作ったものの、何か失望するような事があったということになります。

どのような理由で「意味がない」という意識を持ってしまったのでしょうか?

最も可能性がある理由はワークフローに変更が必要になったということです。

特定の業務に携わっていた社員が大勢変更になった、行なっていた業務の内容自体に変更が生じた、こうした事が生じると時間をかけて作ったワークフローを変更しなければなりません。

状況の変化が大きければ大きいほどワークフローの変更も大きくなり、時には根本から変更しなければならない事もあります。

このような変更が起きると、ワークフローを作ること自体に意味がないのではないかという意識を持ってしまうかもしれません。

ワークフローは常にメンテナンスを必要としており、状況が変化に合わせて変更を行わなければならないものです。

意味がないと感じるもう1つの理由は、社員すべてがワークフローに従ってくれるわけではないということです。

ワークフローシステムは社員すべてが従うことによって初めて大きな効果を発揮します。

そのためワークフローを守らない社員がいる場合には、ワークフローのメリットは大きく減少してしまい、存在意義すら無くなる可能性もあります。

だからこそ、定期的にワークフローについての講習会を開き社員全員に徹底をさせる必要があります。

ワークフローを誰が作成すべきなのかが決められない

業務の中には複数の部門によって成り立っているものもあります。

この複数の部門や部署が絡んでいる時に、この問題が生じます。

それぞれの部門内ではワークフローが存在しているものの、2つの部門が関係してくると途端にワークフローを作成できなくなってしまいます。

原因としては、お互いが自分の部門の利益を考えているために利害が一致しないというわけです。

こうした問題はなかなか解決が難しく、最後までワークフローができないという結果になるケースもあります。

物事の全体を見ることのできるリーダーシップのある人がいない場合は特に残念な結果になる確率が高くなります。

もともと社内にルールがなかった

このケースはかなり致命的になります。

ワークフローとは目には見えない業務の流れを図式化するというものです。

ですから作成のためには決まったルールというものが必要になりますが、社内に業務ルールがなければ図式化するものがないことになります。

もちろん、個々が意識をせずにルールを作っている可能性が高いですが、全体としてのルールがないため、この場合にはまず社内で業務の流れを整理しなければワークフロー作成は不可能です。

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