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社内の書類を電子化しペーパーレス化するメリット

資源循環型社会、環境保護、地球温暖化対策と「紙」は密接に関係があるため、多くの企業でもペーパーレス化に取り組んでいます。

実際、法的な書類の中でも紙媒体でなくても問題ないというタイプのものも増えてきています。

しかしながら、企業の中には紙媒体での処理を続けているような書類もたくさんあります。

例えば、経費精算(交通費、出張、物品購入など)、有給申請、欠勤申請、給与取得証明書、事故報告書、稟議書、資格証明書などの書類は紙媒体という企業がまだ多いのではないでしょうか?

ではこうした紙媒体の書類をペーパーレス化し電子タイプにした場合にどのようなメリットがあるのでしょうか?

ペーパーレス化のメリット

紙媒体書類を少なくすることで、紙代やインク代などのコストを大きく削減することができます。

会社の規模や種類によって紙やインク面でのコストは異なっていますが、一例として従業員100人の企業のコストを考えてみましょう。

白黒印刷(1枚7円)を1日10枚、カラー印刷(1枚50円)を1日5枚とします。

1日の印刷コストは従業員1人につき320円となり、100人分の場合は32,000円となります。

これを1か月20日で単純計算すると64万円、1年240日間で768万円という計算になります。

実際はこの金額に紙代が加わってきますので、さらに膨大なコストになるということが分かります。

このコストをペーパーレス化することで極力少なくする事が可能になります。

人為的なミスを防ぎ、整理整頓に貢献

紙媒体の重要書類は無くしてしまうと大問題になりますし、場合によっては信用問題にも発展しかねません。

しかし電子化することでこうした重要書類はシステムの中に保存されることになり、紛失してしまうという危険性はほとんどなくなります。

またシステム内に保存されることで、閲覧者に制限を加えることができ、秘密保持という分野でもセキュリティが格段に上がります。

加えて、ログイン権限を階級によって設定することもできるので、特定の役職に就いている人物のみが閲覧できるフォルダも作成可能で、情報の共有を安全に行なうことができるようになります。

このようにペーパーレス化にはたくさんのメリットがあります。

ではなぜ多くの企業ではペーパーレス化を実行していないのでしょうか?

ペーパーレス化を実行できない理由

コスト面での負担が大きい:

ペーパーレス化によってコストを削減できる一方、ペーパーレス化できない理由もコストになります。

ワークフローシステムを自社内で開発しても、また外注やシステムの購入をするにしてもやはりコストがかかるものです。

大手企業であれば、こうしたシステム代は数カ月分の紙媒体のコストと同じくらいになるので、ペーパーレス化も迅速に決められるかもしれません。

しかし中小企業にとっては、このシステムを導入するにはかなりの負担になります。

そのため「しばらくは紙媒体のままでいこう」という結論に至るケースが多くなっています。

実際中小企業がシステムを導入したとして、このコストを回収するためには数年必要になるというケースもあります。

企業基盤のしっかりしているような会社でないかぎり、これほどのリスクを冒してまでシステムの導入をできる中小企業はないでしょう。

システムの陳腐化:

ワークフローシステムも現在進行形で進歩をしており、このワークフローの基盤にもなっているITも日進月歩の技術です。

ですから仮に現在の最新ワークフローシステムを導入してペーパーレス化を図ったとしても、数年後にはシステム自体が古くなるという可能性もあります。

こうなると投資額を回収する前に、システム自体が古くなってしまい使用に耐えなくなるかもしれません。

このようなリスクもあるために、ITの関連している分野で技術投資を渋るという企業があります。

それぞれの企業の状態によって反応は大きく変わる事になりますが、それでもペーパーレス化にはたくさんのメリットがあるのも事実になります。

現在のところ、ペーパーレス化を行なっていない企業があるのであれば、こうしたリスクとメリットを考慮してワークフローシステムの導入を決定することができるでしょう。

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