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フロー図を分かりやすくする7つの方法

ワークフローは自分が納得できるものというよりも、誰が見ても分かるものであるべきものです。

取引先でのプレゼンでワークフローを使う場合には、会社内部の組織や業務内容を知らない人に見てもらうことになるため、より一層分かりやすい事が条件になります。

ではフロー図が分かりやすく、理解し易いものであるための8つの条件を紹介します。

業務フロー内のアイテムは最大20個まで

自己満足型の業務フローはたくさんのアイテムを使い、複雑になっているものです。

あまりに複雑になっている場合、作った本人であれば理解できたとしても、業務内容に詳しくない人にとっては親切なものとはなりません。

そのため1つのワークフローの中で使うアイテムは最大でも20個を超えないように注意しましょう。

どうしても足りないという場合であれば、フローを階層化することで対処するようにする事で複雑になってしまうのを避けられます。

アイテムの位置と大きさを統一する

ワークフローのアイテムの大きさは自由に変更することができます。

しかし大きさの異なるアイテムが入り乱れているフローは往々にして見づらいもので、誤解を与える原因ともなります。

ですからワークフローを作る時は、アイテムをコピペするという習慣を持つことで大きさの統一性を保つことができます。

加えて、各アイテムの上下左右の位置を揃えることで、フロー図の一貫性を保つことができ見やすいものとなります。

アイテムの大きさに変化を付ける

上記の注意を原則的に守った上で、アイテムの大きさや配列を意図的にずらすことで、特定のアイテムを強調する事もできます。

しかしそのためには全体として2番目の条件を守っているワークフローである必要があります。

そうでない場合、大きさの入り乱れる見づらいワークフローが出来上がるだけです。

場所や役割ごとにフローの位置を変える

例えば幾つかの部門が関係する業務である場合、複数の会社で1つの業務を行う場合、1列のフローの中に、異なる部門や会社を混在させることのないように注意しましょう。

可能であれば、フローを左右にずらすことで部門や会社の違いが一目で分かるようにすることができます。

また1つのワークフローの中に取引先を混ぜないようにすることも重要です。

仮に製品のチェックなどで取引先へ業務が移るとしても、自社の部門の間に取引先を入れるのではなく、左右にずらして取引先を描写するようにしなければいけません。

大切なのは異なる企業を混在させないことで、相手が一目でワークフローを理解できるようにするという事です。

矢印や線を変化させる

ワークフロー内の各アイテムは他のアイテムと線や矢印で結ばれています。

これによって業務の流れを表すわけです。

この線や矢印に変化を加える、例えば実線、点線、二重線などの変化を加えることで、業務の内容を分かりやすく表現できるようになります。

例えば、製品の流れを実線で表し、お金の流れを点線で表すというような変化になります。

こうする事で自社の行なうべき業務と、取引先の行なう事をフローの中ではっきりと表現することができるようになります。

シンプルで分かりやすいアイコンを使用する

業務フローの中にアイコンを使用することもできます。

例えばエクセルの中には多くのアイコンが登録されていますので「アバター」と検索すると多数のアイコンを見つけられます。

アイコンの中には一目見るだけでそれと分かるものもあるので、こうしたアイコンであればフローの中に含めることができます。

例えば電話連絡をする時には電話のアイコンを使用し、発送する時には郵便のアイコンを使用するという形です。

アイコンを使用する時には、ワークフロー図を分かりやすくするために用いるべきであり、面白いという理由で多用しないようにしましょう。

カラーバリエーションを変える

役割を明確にするためにフローを左右で分ける事は有効な方法です。

こうする事で、どの企業や部門がどの業務を担当するのかが明確になります。

これに加えて分けられているフローに色を付けることで、さらに役割分担を明確にすることができます。

これも視覚に訴える方法であり、分かりやすさを向上させることができます。

こうした基本的な条件を守っているワークフローであれば、誰にとっても理解し易いものとなるでしょう。

とはいえ、こうした条件は規則ではなく、状況によって変化するものであることも覚えておくようにしましょう。

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